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ARCHIVO DE LA H. LEGISLATURA DEL NEUQUEN: Un espacio de calidad

Publicado el: 09/12/2014 / Leido: 5149 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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XII CONGRESO DE ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA los días 5, 6 y 7 de Noviembre de 2014, SALON AUDITORIUM - DR. RAFAEL VILLAGRÁN. Avda. Belgrano 1349, Cuidad de Salta, Provincia de Salta, cuyo eje temático es:

" Historia. Sociología. Las Fuentes Documentales. Los Archivos ".

 

ARCHIVO DE LA  H. LEGISLATURA DEL NEUQUEN: Un espacio de calidad.

 

Daniel Alberto Muñoz
Director
Despacho Legislativo
H. Legislatura del Neuquén

Introducción

 

El presente trabajo, se centra en el análisis del funcionamiento interno del Archivo Central de la H. Legislatura del Neuquén y su relación con la Cámara de Diputados de la Provincia en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, conforme el lineamiento de la Norma ISO 9001:2008 y que culminara con el Certificado Nº 9000-3311 otorgado a la H. Legislatura por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación, con alcance internacional (IQNET).

 

Síntesis Institucional y Política del Neuquén

 

Desde el año 1884 y por casi 70 años, Neuquén -como los demás territorios nacionales- fue administrado por el Estado central. Durante la gestión presidencial de Juan Domingo Perón, a partir del año 1946, se plantea la posibilidad de cambios profundos en la situación política de los denominados territorios nacionales.

En el mes de julio del año 1951, la Ley nacional 14.037, transformó a los territorios de Chaco y La Pampa en provincias, dos años más tarde sucedió lo mismo con Misiones, mediante la Ley nacional 14.294.

El 15 de junio de 1955 con la sanción de la Ley nacional 14.408 se convirtió a Neuquén en provincia. El derrocamiento del presidente Perón por la llamada “revolución libertadora”, en el mes de septiembre del año 1955, impone una pausa en la construcción del Estado neuquino y en el de efectivización de los derechos de ciudadanía de sus habitantes.

Transcurrido este proceso y ya pasados dos años desde la provincialización del Neuquén, se toma como referencia el edificio construido para el funcionamiento de la Escuela Superior del Consejo Nacional Justicialista, para ser sede de la Convención Constituyente que inicia sus deliberaciones el 28 de agosto de 1957, en él se sanciona la Constitución de la Provincia del Neuquén el 28 de noviembre de 1957.

 

Edificio Olascoaga. Actualmente Casa de las Leyes

 

El 23 de febrero de 1958 se realizan las primeras elecciones de autoridades provinciales y el Poder Legislativo se constituye formalmente el 17 de marzo de ese año. El edificio que utilizara la Convención se convierte en la sede del Poder Legislativo, sito en calle Avenida Olascoaga Nº 560 de Neuquén capital.

La democracia del país tuvo sus intermitencias desde el año 1958 -provincialización del Neuquén-, finalmente y luego de la larga noche de la última dictadura cívico-militar (1976-1983), el 10 de diciembre del año 1983 se recupera la estabilidad democrática en el país y el Poder Legislativo de la Provincia del Neuquén comienza a reescribir su historia, ya sin interrupciones.

La Cámara de Diputados -en ese momento con 25 diputados- inicia su labor con un total de 106 empleados, en el edificio sito en Avenida Olascoaga.

En el mes de junio del año 1987, la Legislatura provincial sanciona la Ley 1703, Estatuto para el Personal del Poder Legislativo de la Provincia, con esta Ley se establece el marco de derechos y obligaciones de los trabajadores del Poder.

El sistema informático original del Poder Legislativo data del año 1992, generándose a partir de ese momento las capacitaciones propias de la tecnología que se incorporaba.

La continuidad político-democrática del país y por ende de la Provincia conllevó a la enmienda de la Constitución Provincial en el año 1994, de allí deviene el aumento en el número de diputados provinciales, fijando un piso de 35 diputados, reemplaza el sistema de mayoría y minoría por una distribución proporcional basada en el Sistema D’Hont. En el mes de diciembre del año 1995 se renueva la Cámara de Diputados, integrándose la misma con 35, representando a cuatro fuerzas políticas.

 

Edificio Leloir. Nuevo edificio del Poder Legislativo. Puntapié inicial del Sistema de Gestión de Calidad

 

El 1 de marzo del año 2007 se inaugura el Recinto de Sesiones del nuevo edificio legislativo, sito en la calle Leloir, en forma progresiva se avanza en la mudanza al nuevo edificio, la inauguración formal del mismo se realiza en el mes de noviembre de ese año.

Finalizada la mudanza es necesario amoldarse a las nuevas instalaciones, contar con nuevos servicios e incluso modificar procedimientos de trabajo.

Así, se plantean nuevos desafíos y entre otros el más significativo la oportunidad de incorporar procesos de calidad a la institución, hecho de carácter inédito en cualquier órgano gubernamental del país.

En el año 2008 se consensua con los directores de Planta Permanente de la institución la incorporación de un Sistema de Gestión de Calidad, certificado bajo la Norma ISO 9001. Esta decisión política de las autoridades involucra a todos los sectores e incluye a todos los aspectos de la tarea legislativa.

Se conforma un comité de calidad, se define el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, se forman auditores internos, se decide -de alguna manera- romper con enfoques tradicionales y rígidos y se toma la iniciativa de implementar un sistema de gestión de calidad alineado a la Norma ISO 9001:2008, contemplando un mapa de procesos que abarca a todas las áreas de la planta permanente de la H. Legislatura Provincial del Neuquén.

En los meses de septiembre y octubre de 2008 se realizaron talleres de sensibilización, destinados a capacitar a los agentes en los conceptos básicos necesarios hacia la gestión de calidad.

Luego se establecen los primeros documentos, registros, manual de calidad, objetivos estratégicos y política de calidad. La Dirección de Tecnologías Informáticas desarrolla el software que permite administrar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, y se publica el primer manual y los primeros procedimientos en diciembre de 2008.

Durante los años 2009 y 2010 se avanza en la redacción de los procedimientos de trabajo de cada una de las áreas, tarea que implica una gran dedicación por parte de todo el personal de la Honorable Legislatura del Neuquén, sin generar gastos adicionales a la organización, y que culmina con una base de aproximadamente 450 documentos, entre procedimientos, instructivos y registros. Cada sector, desde su saber cotidiano, aportó su parte para construir lo que podría considerarse -en conjunto- el manual de procedimientos de la institución.

Habiendo cumplimentado todos los requisitos, esto es definición de procesos e implementación efectiva del Sistema de Gestión de Calidad, acto certificado por los auditores internos y la auditoría externa de IRAM, en enero de 2011 fue otorgado el Certificado Nº 9000-3311 por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación, con alcance internacional (IQNET).

 

Archivo Central del Poder Legislativo

 

El Archivo Central es el sector en que, de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad ideado, culmina lo que internamente denominamos trazabilidad del expediente, se integra al Sistema de Gestión de Calidad con su consecuente Procedimiento Operativo.

El objetivo del Procedimiento Operativo creado para el funcionamiento del Archivo Central es lograr un trabajo de excelencia en el mantenimiento de la documentación que conforma el mismo y su preservación como patrimonio histórico de la Provincia del Neuquén, así se ha establecido una metodología para concentrar la documentación que produzcan los archivos de administración de todos los sectores del Poder Legislativo con el objeto de reunir, conservar, ordenar, resguardar, describir, administrar, utilizar y asegurar el acceso al conocimiento del material en custodia.

El Procedimiento tiene alcance a todo el personal que presta servicios en el sector, bajo la directa supervisión del director de Despacho Legislativo para su correcto funcionamiento, realizando las gestiones necesarias para garantizar el cumplimiento de lo que el procedimiento establece.

 

Ingreso y Registro del Expediente Legislativo

 

El registro de los expedientes que ingresan al Poder Legislativo se recepciona a través de un sistema informático interno, denominado “Neuleg” -sistema informático legislativo de gestión de expedientes ideado en su totalidad por la Dirección de Tecnologías Informáticas del Poder Legislativo- utilizando para ello un registro operativo interno dentro del Archivo Central (RO-DDL.02.01).

 

Mantenimiento del Expediente Legislativo

 

Para el mantenimiento y conservación de los expedientes ingresados al Archivo Central, dentro del Procedimiento se fijan algunos parámetros, para ello, se procede de la siguiente manera:

Primer paso:

Eliminación de polvo y ácaros

Segundo paso:

Ordenamiento del expediente

Tercer paso:

Eliminación de broches

Aplicación de refuerzos

Refilar hojas o caratulas

Luego los expedientes son clasificados, cargados en un archivo digital y resguardado en el denominado Soporte de Caja Archivera (SCA), colocando en el exterior de las cajas, rótulos con los números de expedientes y año que contienen, para luego ser depositados en los módulos de los anaqueles corredizos ya señalizadas con el alfabeto.

 

Consulta de los Expedientes Legislativos

 

También se ha creado un registro operativo que permite a los usuarios internos o externos, tener el acceso a los expedientes únicamente como material de consulta, o la facilitación de una copia del mismo. Para ello, deja constancia de la consulta en el registro “Consultas de Material de Archivo” (RO-DDL.02.02).

 

Préstamo del Expediente Legislativo

 

Los originales de los Expedientes Legislativos pueden ser consultados dentro del Archivo Central, pudiendo entregarse -en caso de ser solicitadas- copias simples de lo actuado en el expediente.

En caso de que un expediente original sea solicitado en carácter de préstamo, se presta sólo con autorización superior. Constando esta acción en el registro RO-DDL.02.02.

En caso que el expediente fuera remitido a algún organismo fuera del ámbito del Poder Legislativo, autoridad superior certifica una copia manteniéndose resguardada ésta en el Archivo Central.

Los documentos calificados de valor histórico no pueden ser retirados del Archivo Central (Ley Nº 1732 – Sistema Provincial de Archivos)

 

Consulta de Documentación

 

Los ejemplares del Diario de Sesiones, donde consta el debate parlamentario de todos los temas tratados por la H, Cámara son remitidos al Archivo Central, dejando registro en el RO-DDL-02.03 “Ingreso de Documentación”.

Se dispone de diez (10) ejemplares con destino al Archivo Central, ocho (8) de los cuales conforman el archivo permanente y los otros dos (2) constituyen un archivo de consulta. Si existen más ejemplares, se guardan con las copias de imprenta del material legislativo.

Con la debida autorización de los superiores inmediatos, se permite a los usuarios internos o externos, tener el acceso a los Tomos de Diarios de Sesiones únicamente como material de consulta.

 

Documentación de Comisiones

 

Es el documento escrito que transcribe lo ocurrido en cada una de las reuniones celebradas por las Comisiones Permanentes y Especiales de la Honorable Legislatura del Neuquén, conformadas por los diputados de los diferentes Bloques políticos que componen la Cámara.

Ingresan desde Sala de Comisiones, quien las remite cada cinco (5) años, y se registra el ingreso en el RO-DDL.02.03.

Este material ingresa directamente al Archivo Histórico, restringiendo su consulta al personal de Sala de Comisiones dejando registro en el RO-DDL.02.02. En caso de recibirse requerimientos de consulta de terceras personas, agentes o funcionarios de la Legislatura, se permite sólo con autorización superior.

 

Versiones Taquigráficas con soporte informático (CD)

 

Las versiones taquigráficas se reciben en soporte papel y CD, dejando constancia en el registro “Ingreso de Documentación” (RO-DDL.02.03).

Posterior a su registro se procede a realizar la verificación de las VT (número de reunión,

cantidad de fojas, integridad del documento, firmas en original, copia en CD o DVD) y las

resguarda en Soporte de Caja Archivera (SCA) según los periodos legislativos y años.

Las Versiones Taquigráficas tienen carácter de documento histórico, por lo cual, el usuario interno y/o externo sólo puede acceder a ellas para realizar una consulta o solicitar copia, dejando constancia en el registro operativo ideado al respecto (RO-DDL.02.02.)

 

Copias remanentes

 

La siguiente documentación impresa debe quedar registrada en el registro en el RO-DDL.02.03 y es responsabilidad de las autoridades del archivo disponer de un stock de copias remanentes de: Leyes, Proyectos, Despacho de Comisiones, Despachos de la H. Cámara en Comisión, Resoluciones, Declaraciones, Comunicaciones, Ordenes del Día, Asuntos Entrados.

El Archivo Central cumple la función de asistir a las distintas dependencias de la Honorable Legislatura del Neuquén con estas copias impresas en caso de necesitarlo, reservando siempre un mínimo para el archivo.

 

Material variado para archivo

 

Todo el material que proviene de las diferentes dependencias de la Honorable Legislatura del Neuquén, incluidas las donaciones es recepcionado y se registra en el RO-DDL.02.03. El control y las tareas de mantenimiento son las que se han dispuesto para los expedientes legislativo y administrativo.

 

 

 

 

 

 

Condiciones ambientales

 

Para el mantenimiento del Archivo Histórico deben considerarse los siguientes parámetros:

Luz: la iluminación artificial debe ser con lámparas incandescentes o barras de luz blanca, alineadas sobre los pasillos y nunca sobre la documentación.

Desinfección: debe realizarse semestralmente mediante fumigaciones por medio de bombas de humo, dejando registro de la misma en el RO-DDL.02.04.

Equipamiento ambiental: La sala del Archivo Histórico se encuentra equipado con un termo regulador de precisión y aire acondicionado; y humidificador de ambiente.

Diariamente se realiza el control de temperatura y humedad.

Temperatura: debe mantenerse entre los 22 a 24º C, dejando registro de la misma en el registro operativo ideado al respecto (RO-DDL.02.04).

Humedad Relativa: nunca debe ser menor de 30% ni mayor de 55 %, dejando registro de la misma en el RO-DDL.02.04.

El mantenimiento del dispositivo que regula las condiciones de temperatura y humedad, está a cargo de la Dirección de Mantenimiento y planificación.

Durante los períodos de recesos administrativos y situaciones de emergencia el cumplimiento de los controles se encuentra a cargo de la Dirección de Mantenimiento y Planificación, quedando en resguardo una llave de acceso en la Sala de Domótica. Los controles semanales quedan registrados en el RO-DDL.02.04, de este modo se garantiza el cumplimiento de los controles y las condiciones de seguridad ambiental.

 

Conclusión

 

Luego de tres años de certificado, el Sistema se ha afianzado y fortalecido. A cada ciclo se suman propuestas de mejora que miran siempre un poco más allá de la mera obligación y de esta responsabilidad y compromiso no se halla ajeno el Archivo Central, que propicia comenzar a muy corto plazo con la tarea de digitalización de documentación, manteniendo archivos en extensión PDF, comprometiendo para ello al área de tecnologías informáticas del Poder Legislativo.

Sin dudas se está avanzando mucho en la formación, capacitación de los recursos humanos y en la construcción de una carrera administrativa previsible, pero por sobre todas las cosas se planteó oportunamente un desafío y se ha logrado el objetivo de incorporar proceso de calidad a la institución y este hecho ha fortalecido las capacidades del personal y se ha transformado en un hecho inédito en este órgano de gobierno y sobre todo en una institución -fundamental de la democracia- de carácter netamente político.

 


 

 

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